KING ICT implementirao DMS sustav državnoj upravi Republike Makedonije

Fotografija članka: KING ICT implementirao DMS sustav državnoj upravi Republike Makedonije

Novi DMS sustav poboljšava efikasnosti u tijelima  državne uprave i podiže kvalitetu usluga koje ministarstva pružaju građanima i privatnom sektoru.

Oglas

Vlada Republike Makedonije pokrenula je 2012. godine opsežan i kompleksan projekt čiji je krajnji cilj bio poboljšanje operativne efikasnosti državne uprave i podizanje kvalitete usluga koje ministarstva pružaju građanima i privatnom sektoru, a kroz automatizaciju rada.

Poseban  značaj ovog projekta  predstavlja važan korak prema uvođenju efikasnije i uslužno orijentirane državne administracije. Konkretno, uvedena je elektronska arhiva u državnoj upravi te elektronska razmjena dokumenata  kroz predefinirane  procese, odnosno skeniranje svakog   dokumenata , a odgovornim službenicima u svakom trenutku omogućeno je  praćenje   tijeka dokumenata.

Podloga za ove značajne promjene je sustav za upravljanje dokumentima (DMS sustav) koji je implementiran u državnoj upravi.

Sustav koristi 2500 zaposlenika u 16 tijela državne uprave, ministarstava i sekretarijata.

Ovaj projekt vodilo je Ministarstvo informatičkog društva i administracije Republike Makedonije kao nositelj projekta, a realizirao ga je KING ICT Makedonija, uz podršku KING ICT-a Hrvatska i tvrtke Aktivis (u većinskom vlasništvu KING ICT-a Hrvatska).

Koristi od projekta postale su mjerljive u vrlo kratkom roku.

Realizacijom projekta u potpunosti su zadovoljeni ciljevi korisnika, a koristi su postale mjerljive u vrlo kratkom roku.

Među najvažnije koristi ubrajaju se:
–    unificiran način rada arhive za sve institucije, u sukladnosti sa Zakonom za arhivski rad i Uredbama za kancelarijski i arhivski rad
–    standardizacija procesa i procedura unutar institucija, u sukladnosti s internim ISO procedurama
–    olakšano pretraživanje i pristup dokumentima
–    mogućnost izvještavanja o statusu dokumenata u svakom trenutku i u svakoj fazi rješavanja predmeta
–    mjerenje performansi zaposlenika te otkrivanje eventualne potrebe za alokacijom resursa kako bi se postigla veća efikasnost zaposlenika i institucije kao cjeline
–    smanjenje operativnih troškova te troškova za potrošni materijal

Foto:

Tehničke karakteristike projekta

U okviru projekta realiziran je razvoj, implementacija, softversko održavanje te podrška sustavu za upravljanje dokumentima.

Implementirano rješenje je EMC Documentum, postavljeno na EMC Documentum xCelerated Composition platformi (xCP). Radi se o unificiranom sustavu koji je predviđen za korištenje u više institucija. Radom i administracijom sustava za upravljanje dokumentima te sadržajem i poslovnim procesima moguće je upravljati s bilo koje lokacije, pomoću web baziranog pristupa do centralnog sustava.

Implementirani su sljedeći moduli, funkcionalnosti i procesi DMS sustava:
–    Unikatni Documentum procesi i unikatni Captiva procesi, posebno prilagođeni načinu rada i organizacijskoj strukturi svake institucije
–    Opći – generički proces za kolanje dokumenta kroz instituciju
–    Modul za arhivski rad u sukladnosti s Uredbama za kancelarijski i arhivski rad
–    Modul za upisnik za prigovore i prijedloge
–    Modul za upisnik za upravni postupak u prvom stupnju
–    Modul za upisnik za upravni postupak u drugom stupnju
–    Izvještavanje o status procesa
–    Izvještavanje o procesu, prilagođeno potrebama svake institucije zasebno
–    Statistički izvještaji
–    Modul za integraciju DMS sustav s vanjskim sustavima

Trajanje sveobuhvatnog projekta

Sustav je ušao u produkciju 2012. godine te se tijekom 4 godine povećavao broj procesa kao i uključenih dijelova državne uprave. KING ICT tako je priveo kraju 4-godišnji ciklus izgradnje, održavanja i upravljanja DMS sustavom.

Projekt Implementacije sustava za upravljanje dokumentima i poslovanjem (Document Management System) u državnoj upravi u Republici Makedoniji, po svom obimu i kompleksnosti predstavlja velik uspjeh i važnu referencu kako za KING ICT Makedonija, tako i za sve ostale KING ICT tvrtke. Bio je pravi izazov raditi na projektu koji je imao za cilj poboljšanje operativne efikasnosti državnih institucija i podizanje kvalitete administrativnih usluga u državnoj upravi, ali sa znanjem i sposobnostima visoko kompetentnih zaposlenika, cilj projekta je ispunjen, a najveća nagrada za uloženi trud su zadovoljstvo i potvrda klijenta da je suradnja bila uspješna.
– Igor Katuševski, direktor KING ICT Makedonija
Oglas
Pretplatite se na BESPLATNE
Tjedni pregled najzanimljivijih tehnoloških informacija
Poveznica se otvara u novom prozoru
Sigurnosna provjera: Upišite rezultat  5+5=

KOMENTARI


Neprimjerene komentare, poveznice, reklamiranje/promoviranje i komentare koji tematski nisu vezani uz vijest odmah ćemo ukloniti.